人文艺术系学生工作档案管理制度

（2009.11修订）

学生工作档案是学生工作的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字及实物资料，为以后的工作提供必要的参考资料，是学生工作至关重要的公共财产。为客观、全面、如实地反映人文艺术系学生工作情况，进一步完善学生工作档案的制度化管理，保障档案的安全保管和合理利用，我系特制定学生工作档案管理制度。本制度自2009年1月1日起执行。

一、学生工作档案的收集与整理

1.学生会、宿管会各部门的工作计划及工作总结，须及时由主管辅导员审核后送交学生会秘书处整理归档；

2.学生会及宿管会各部门单独组织或联合组织的大型活动以及各班组织的活动结束后，组织者须将活动情况（活动形式、内容、时间、地点、参加人员和活动效果等）的小结在每月20日之前送到秘书处存档；

3.学生会及宿管会宣传部每期海报、宣传橱窗栏目的文字材料和照片须交送秘书处存档；

4.学生会及宿管会内部会议以及由学生代表参与的学校大型会议，应由专人负责记录，经主管辅导员审核后，交秘书处存档；

5.学生会秘书处须认真整理各种文书资料和音像制品，经辅导员审核后，进行规范分类、立卷等工作。

二、学生工作档案的保存与管理

1.学生工作档案经辅导员审核，秘书处统一进行登记、装订、分类后，存放于学生工作档案橱，由秘书处负责保管；

2.须借阅档案时，须登记，经辅导员批准后方可借阅；

3.使用者借阅档案后，必须严格保证档案完好无损，不得转借，不得在档案上随意勾划、涂抹和其他撕、损、剪、切等破坏性行为；

4.使用者每次借阅档案的数量不能超过五份，每批档案借阅时间不能超过两周。有特殊情况者需经辅导员批准后方可多借或续借；

5.归还档案时，秘书处必须认真清点，如发现外借档案有排列秩序混乱、污损、拆散、撕破、散失的，应及时向负辅导员汇报，由老师根据实际情况，对其进行处理；

6.对外借档案不按时归还者，秘书处应及时向有关档案借阅者进行催还，以避免档案的遗失，提高档案利用率；

7.秘书处应及时做好外借档案的登记和清查工作；

8.学生会每年换届时，要做好档案的交接工作，切实保证档案管理的完整性和连续性。